Khi công ty đặt tour Tà Đùng, bộ giấy tờ tối thiểu kế toán cần gồm: hợp đồng lữ hành bằng văn bản ký với đơn vị có đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành, chương trình tour chi tiết làm phụ lục, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đặt cọc, thanh toán đợt cuối), hoá đơn điện tử ghi đúng tên, mã số thuế của công ty, và danh sách người tham gia. Thiếu một trong các thứ này, khoản chi dễ gặp khó khi quyết toán.
Bài này nói ở mức nguyên lý, giúp người tổ chức và kế toán biết cần đòi gì từ đơn vị tour, đọc hợp đồng chỗ nào, lưu chứng từ ra sao. Quy định thuế và kế toán về chi phí du lịch cho người lao động có thể thay đổi theo từng thời kỳ; mọi quyết định hạch toán cụ thể nên do kế toán của công ty đối chiếu văn bản hiện hành, hoặc hỏi người làm tư vấn thuế. Ở đây không nêu thuế suất hay hạn mức cụ thể.
Vì sao công ty cần giấy tờ đầy đủ hơn khách lẻ
Khách lẻ đặt tour thường chỉ cần một tin nhắn xác nhận và biên nhận chuyển khoản. Công ty thì khác: khoản chi cho chuyến đi là chi phí của doanh nghiệp, phải có chứng từ hợp lệ để hạch toán, để giải trình khi kiểm tra, và để người có thẩm quyền trong công ty phê duyệt. Thiếu chứng từ, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế.
Giấy tờ đầy đủ cũng bảo vệ chính công ty và người tổ chức. Khi dịch vụ không đúng cam kết, như đổi phiên bản chỗ ở, cắt chặng thuyền, xe không đúng loại, hợp đồng và phụ lục là căn cứ để yêu cầu khắc phục hoặc bồi hoàn. Một thoả thuận miệng qua điện thoại hầu như không có giá trị khi tranh chấp.
Với người tổ chức, đặc biệt là nhân sự hay hành chính được giao việc, bộ hồ sơ rõ ràng là cách tránh bị nghi ngờ sau chuyến đi. Mọi khoản đều có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ ngân hàng thì không ai phải hỏi lại "tiền đi đâu".
Kiểm đơn vị tour trước khi ký
Đăng ký kinh doanh và mã số thuế. Tra tên công ty, mã số thuế trên cổng thông tin chính thức về đăng ký doanh nghiệp và thuế; tên, địa chỉ phải khớp với thông tin trên hợp đồng và hoá đơn.
Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành. Theo Luật Du lịch 2017, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành phải có giấy phép tương ứng (nội địa hoặc quốc tế). Hỏi số giấy phép và kiểm trên kênh tra cứu của cơ quan quản lý du lịch.
Tài khoản nhận tiền. Tài khoản phải đứng tên công ty lữ hành, không phải tài khoản cá nhân. Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân vừa khó làm chứng từ, vừa là dấu hiệu rủi ro.
Khả năng xuất hoá đơn. Hỏi trước đơn vị xuất hoá đơn điện tử cho toàn bộ giá trị tour hay chỉ một phần, xuất khi nào, nội dung ghi thế nào.
Người ký hợp đồng. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền có giấy uỷ quyền. Hỏi xem giấy uỷ quyền nếu người ký không phải giám đốc.
Hợp đồng lữ hành: những điều khoản cần đọc kỹ
Luật Du lịch quy định hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản. Với tour đoàn công ty, hợp đồng nên có đủ: thông tin hai bên, số lượng khách, thời gian, chương trình chi tiết (thường là phụ lục), dịch vụ bao gồm và không bao gồm, giá và phương thức thanh toán, điều khoản thay đổi, huỷ, bồi thường, trách nhiệm của mỗi bên.
Với tour Tà Đùng, phần dịch vụ bao gồm nên ghi cụ thể: loại xe (giường nằm, xe hợp đồng bao nhiêu chỗ), số đêm và phiên bản chỗ ở (villa hay garden, bao nhiêu người một phòng), số bữa ăn và bữa nào, có BBQ không, thuyền ngắm hồ, Topview, xe máy cày đi thác, thăm vườn, người dẫn đoàn, bảo hiểm du lịch nếu có. Ghi càng cụ thể, càng ít tranh cãi.
Điều khoản hay bị bỏ qua là thay đổi do thời tiết: nếu mưa lớn phải bỏ chặng thuyền hay thác thì xử lý thế nào, có thay bằng hoạt động khác hay hoàn tiền phần đó. Và điều khoản thay đổi số người: tăng, giảm bao nhiêu người thì giá thay đổi ra sao, hạn chót báo thay đổi là khi nào.
Đặt cọc, thanh toán và chứng từ ngân hàng
Tour đoàn thường thanh toán hai đợt: đặt cọc khi ký hợp đồng để đơn vị giữ chỗ ở, xe, bếp; thanh toán phần còn lại trước ngày đi hoặc sau khi kết thúc tour, tuỳ thoả thuận. Tỷ lệ cọc và thời hạn do hai bên thoả thuận; quan trọng là ghi rõ trong hợp đồng.
Mọi khoản thanh toán nên chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty lữ hành, nội dung chuyển khoản ghi số hợp đồng và đợt thanh toán. Chứng từ ngân hàng này là một phần quan trọng của hồ sơ, đặc biệt với các khoản chi có giá trị lớn, nơi quy định thường yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí.
Khoản phát sinh tại chỗ như đồ uống tiệc tối, món gọi thêm thường được thanh toán trực tiếp cho khu lưu trú hoặc bếp. Nếu công ty muốn tính các khoản này vào chi phí, cần thoả thuận trước: hoặc đơn vị tour gom vào hoá đơn chung, hoặc nơi cung cấp xuất hoá đơn riêng. Phát sinh trả tiền mặt không chứng từ thì khó hạch toán.
Hoá đơn điện tử: đòi đúng, kiểm kỹ
Hoá đơn hiện nay là hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Khi nhận hoá đơn, kế toán kiểm: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua đúng với đăng ký của công ty; tên dịch vụ ghi rõ (ví dụ dịch vụ tour du lịch theo hợp đồng số…, thời gian, số khách); số tiền khớp với hợp đồng và chứng từ thanh toán; thông tin người bán khớp với bên ký hợp đồng.
Hoá đơn nên được xuất cho toàn bộ giá trị dịch vụ theo hợp đồng. Nếu đơn vị tour đề nghị xuất hoá đơn một phần, hoặc xuất hoá đơn với nội dung khác dịch vụ thực tế, đó là dấu hiệu cần cẩn trọng. Hoá đơn không đúng thực tế có thể gây rủi ro cho cả bên mua.
Thời điểm lập hoá đơn với dịch vụ du lịch có những quy định riêng, nhất là khi có thu tiền trước. Kế toán nên trao đổi với đơn vị tour về thời điểm xuất, và đối chiếu quy định hiện hành để hạch toán đúng kỳ.
Thanh lý hợp đồng và khi dịch vụ không đúng cam kết
Sau chuyến đi, hai bên nên ký biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận dịch vụ đã cung cấp, số khách thực tế, các khoản tăng giảm so với hợp đồng và số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn lại. Biên bản này khép lại nghĩa vụ hai bên và là chứng từ hữu ích cho kế toán.
Nếu có dịch vụ không đúng cam kết, như đoàn được xếp khu garden thay vì villa như hợp đồng, chặng thuyền bị cắt không vì lý do thời tiết, xe không đúng loại, người tổ chức nên ghi nhận ngay trong chuyến (ảnh, thời gian, người chứng kiến), báo người dẫn đoàn, và đưa vào biên bản thanh lý. Phần giảm trừ hoặc bồi hoàn dựa trên điều khoản hợp đồng; hợp đồng càng chi tiết, việc thương lượng càng dễ.
Với thay đổi do thời tiết hoặc lý do bất khả kháng đã được hợp đồng tính tới, hai bên áp dụng đúng điều khoản đó. Giữ thái độ hợp tác, tách bạch giữa sự cố khách quan và thiếu sót của đơn vị, giúp công ty giữ được mối quan hệ tốt với đơn vị tour cho những chuyến sau.
Bộ hồ sơ nên lưu sau chuyến đi
Sau khi chuyến đi kết thúc, người tổ chức gom và bàn giao cho kế toán một bộ hồ sơ đầy đủ. Gợi ý danh mục:
- Tờ trình hoặc quyết định của công ty về việc tổ chức chuyến đi, kèm dự toán đã phê duyệt.
- Hợp đồng lữ hành có chữ ký, đóng dấu của hai bên, kèm phụ lục chương trình tour.
- Biên bản hoặc văn bản điều chỉnh nếu có thay đổi số người, chương trình.
- Chứng từ chuyển khoản các đợt thanh toán.
- Hoá đơn điện tử của đơn vị tour và của các nhà cung cấp khác (nếu có).
- Danh sách người tham gia thực tế; với người thân đi kèm, ghi rõ phần chi phí do ai chi trả.
- Biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận dịch vụ đã hoàn thành.
Danh sách người tham gia và phần chi phí người thân tự trả là chi tiết quan trọng: chi phí cho người không phải người lao động của công ty thường cần được tách bạch. Kế toán sẽ biết cách xử lý theo quy định; người tổ chức chỉ cần cung cấp danh sách đúng và rõ.
Chi phí du lịch cho nhân viên: nguyên lý, không phải lời khuyên thuế
Chi phí tổ chức du lịch, nghỉ mát cho người lao động thường được xếp vào nhóm chi phúc lợi của doanh nghiệp. Quy định về việc khoản này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không, có giới hạn nào, và có phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân với người lao động hay không, nằm trong các văn bản về thuế và có thể thay đổi theo thời kỳ.
Vì vậy, bài này không đưa ra mức hạn hay tỷ lệ cụ thể. Điều người tổ chức nên làm là báo kế toán sớm, ngay từ khi lập dự toán, để kế toán tư vấn cách đặt hợp đồng, cách ghi hoá đơn, cách tách chi phí người thân phù hợp với quy định hiện hành và với quy chế tài chính nội bộ của công ty.
Nhiều công ty có quy chế phúc lợi hoặc thoả ước lao động ghi rõ chế độ du lịch hằng năm. Khi có quy chế, chuyến đi được tổ chức theo đúng quy chế đó sẽ thuận lợi hơn khi giải trình. Nếu chưa có, đây có thể là dịp để bộ phận nhân sự và kế toán cùng xây dựng, ghi rõ đối tượng được hưởng, cách tính phần người thân và quy trình phê duyệt, để những chuyến đi sau không phải bàn lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công ty đặt tour Tà Đùng có bắt buộc ký hợp đồng không?
Nên ký, và theo Luật Du lịch thì hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản. Với công ty, hợp đồng còn là chứng từ để hạch toán chi phí và là căn cứ khi dịch vụ không đúng cam kết. Thoả thuận miệng hầu như không bảo vệ được công ty.
Đơn vị tour chỉ nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân thì có sao không?
Đây là dấu hiệu cần cẩn trọng. Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân khó làm chứng từ hạch toán và khó đòi quyền lợi khi có tranh chấp. Nên chọn đơn vị nhận tiền qua tài khoản đứng tên công ty lữ hành, khớp với tên trên hợp đồng và hoá đơn.
Hoá đơn tour cần ghi những gì?
Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty mua đúng đăng ký; tên dịch vụ rõ ràng kèm số hợp đồng, thời gian, số khách; số tiền khớp hợp đồng và chứng từ thanh toán; thông tin người bán khớp bên ký hợp đồng. Hoá đơn là hoá đơn điện tử.
Người thân nhân viên đi cùng thì hoá đơn xử lý thế nào?
Nên tách bạch ngay từ hợp đồng và danh sách: phần chi phí người thân do ai trả. Nếu người thân tự trả, có thể thanh toán riêng với đơn vị tour. Cách hạch toán cụ thể do kế toán quyết định theo quy định hiện hành và quy chế công ty.
Chi phí du lịch cho nhân viên có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?
Thường được xếp vào nhóm chi phúc lợi, và việc được tính vào chi phí được trừ, giới hạn nếu có, nghĩa vụ thuế liên quan phụ thuộc quy định thuế hiện hành. Hãy hỏi kế toán hoặc người tư vấn thuế từ khi lập dự toán.