Tổ chức tour Tà Đùng cho công ty gọn nhất khi đi theo năm mốc: chốt ngày đi (thường sớm vài tuần trở lên), khảo sát số người và nhu cầu, chọn đơn vị tour và chương trình, chốt danh sách kèm giấy tờ, rồi họp nhanh phổ biến trước ngày đi. Với chương trình 2 ngày 1 đêm đi xe đêm từ TP.HCM, đoàn thường khởi hành tối thứ Sáu và về tới thành phố vào khuya Chủ nhật hoặc sáng sớm thứ Hai, tuỳ lịch xe; cách này giúp nhân viên chỉ nghỉ tối đa nửa ngày làm.
Người được giao việc tổ chức thường là nhân sự, hành chính hoặc một trưởng nhóm, và hay gặp chung một khó khăn: quá nhiều việc nhỏ dồn vào tuần cuối. Bài này sắp lại toàn bộ khối việc theo thời gian, từ lúc ban giám đốc nói "năm nay đi Tà Đùng" tới lúc xe lăn bánh, kèm những điểm hay bị bỏ sót. Phần hợp đồng, hoá đơn, chia phòng, vai trò trưởng đoàn có bài riêng trong cùng chuyên mục; ở đây chỉ nhắc ở mức đủ để lên kế hoạch.
Mốc một: chốt ngày và chốt khung chương trình
Việc đầu tiên là chọn ngày, và chọn sớm. Tà Đùng là điểm đến cuối tuần quen của khách TP.HCM, các dịp lễ, cuối tuần mùa khô thường đông; khu lưu trú có số phòng hạn chế, thuyền và bếp ăn phục vụ đoàn cũng có giới hạn. Đoàn công ty vài chục người nên chốt ngày trước vài tuần, với dịp cao điểm thì càng sớm càng tốt.
Khi chọn ngày, cân nhắc thêm ba yếu tố. Một là lịch làm việc: tránh tuần chốt sổ, tuần giao hàng lớn, tuần có sự kiện với khách hàng. Hai là mùa: mùa mưa ở Tây Nguyên thường từ khoảng giữa năm tới cuối năm, chương trình vẫn đi được nhưng cần phương án mưa cho chặng thuyền, thác, đường đất. Ba là nhịp nghỉ của nhân viên: một chuyến đi ngay sau đợt tăng ca dài sẽ được đón nhận khác hẳn một chuyến đi đúng lúc mọi người đang đủ sức.
Cùng lúc chọn ngày, chốt luôn khung chương trình: 2 ngày 1 đêm hay dài hơn, đi xe giường nằm hay xe hợp đồng riêng, có hoạt động gắn kết hay chỉ nghỉ ngơi, có tiệc tối có phát biểu hay không. Khung này là đầu vào để đơn vị tour báo phương án và để khảo sát nhân viên ở bước sau.
Mốc hai: khảo sát số người và nhu cầu
Đừng dự tính số người bằng cảm giác. Một khảo sát ngắn qua biểu mẫu trực tuyến hoặc nhóm chat công ty giúp có con số thật: ai đi, ai đi kèm người thân, có trẻ em không, bao nhiêu tuổi. Thêm vài câu về nhu cầu riêng: ăn chay, dị ứng, say xe, bệnh cần lưu ý, người cần phòng tầng trệt. Thông tin này sẽ dùng cho chia phòng, suất ăn và lên phương án an toàn.
Nên hỏi rõ chính sách người thân: công ty chi cho nhân viên, người thân tự trả hay công ty hỗ trợ một phần. Đây là chỗ hay gây thắc mắc nếu không nói rõ từ đầu. Đặt hạn chót khảo sát, và nhắc một lần trước hạn; người không phản hồi thì hỏi trực tiếp, đừng mặc định là không đi.
Kết quả khảo sát giúp chọn quy mô xe, số phòng, phiên bản lưu trú. Đoàn hai mươi người khác đoàn năm mươi người ở cách phân xe, ở số khu lưu trú phải dùng, ở cách chia bếp BBQ. Có con số sớm cũng giúp đơn vị tour giữ chỗ đúng, tránh tình trạng phải chia đoàn ra nhiều nơi ở cách xa nhau.
Mốc ba: chọn đơn vị tour và chương trình
Xin ít nhất hai phương án. Gửi khung chương trình và số người dự kiến cho vài đơn vị, xin chương trình chi tiết theo giờ và danh mục bao gồm. So sánh trên cùng một khung, không so giá trần trụi.
Đọc kỹ phần bao gồm và không bao gồm. Xe đi về loại gì, ngủ villa hay garden, mấy bữa ăn, có BBQ không, thuyền, Topview, xe máy cày đi thác, thăm vườn có trong gói không; phần nào phát sinh.
Hỏi giấy phép và hợp đồng. Đơn vị nhận tổ chức tour cho công ty nên có giấy phép kinh doanh lữ hành phù hợp, ký hợp đồng bằng văn bản, xuất được hoá đơn. Chi tiết xem bài riêng về hợp đồng và hoá đơn.
Hỏi người dẫn đoàn. Ai đi cùng đoàn, có kinh nghiệm dẫn đoàn đông chưa, có nắm vùng hồ không. Người dẫn đoàn giỏi quyết định nhiều hơn bảng chương trình đẹp.
Hỏi phương án thời tiết. Mưa thì dời thuyền thế nào, đường đất trơn thì thay chặng xe máy cày bằng gì, ai quyết định đổi lịch. Đơn vị trả lời cụ thể là đơn vị đã từng xử lý.
Hỏi bảo hiểm. Đoàn có được mua bảo hiểm du lịch cho từng người không, mức bảo hiểm ra sao. Đây là câu nên có câu trả lời bằng văn bản.
Mốc bốn: chốt danh sách và giấy tờ
Sau khi chọn đơn vị và ký hợp đồng, việc tiếp theo là chốt danh sách chính thức. Danh sách nên gồm họ tên đầy đủ đúng giấy tờ, ngày sinh, số căn cước, số điện thoại, người liên hệ khẩn cấp, nhu cầu ăn uống, ghi chú sức khoẻ. Với trẻ em, ghi ngày sinh và người giám hộ đi cùng. Danh sách này dùng cho khai báo lưu trú, mua bảo hiểm, chia phòng, chia xe.
Thông tin cá nhân là dữ liệu cần giữ kín. Chỉ gửi cho đơn vị tour qua kênh được thoả thuận, không đăng danh sách đầy đủ lên nhóm chat chung. Danh sách công khai cho cả đoàn chỉ cần tên, số phòng, số xe, số ghế.
Đặt hạn chót thay đổi danh sách và nói rõ với nhân viên: sau hạn đó, đổi người hay huỷ có thể phát sinh chi phí theo điều khoản hợp đồng. Người huỷ sát ngày không chỉ làm lỡ một suất mà có khi làm lệch cả cách chia phòng; người tổ chức cần biết sớm để xoay xở.
Mốc năm: họp nhanh trước ngày đi
Khoảng vài ngày trước khi đi, một buổi họp ngắn mười lăm phút, hoặc một tin nhắn tổng hợp gửi cả đoàn, giải quyết được phần lớn câu hỏi lặt vặt. Nội dung gồm: giờ và điểm tập trung, giờ xe chạy, danh sách xe và phòng, chương trình hai ngày, danh sách đồ cần mang, quy định chung của đoàn, số điện thoại người phụ trách.
Danh sách đồ cần mang cho chuyến Tà Đùng có vài thứ đặc thù: áo ấm cho buổi tối, giày đi được đường đất, áo mưa mỏng vào mùa mưa, thuốc chống say xe, bình nước cá nhân, căn cước. Nhắc cả việc đặt vé xe máy cày, thuyền là có áo phao, ai sợ nước hay sợ độ cao thì báo trước.
Quy định chung nên ngắn: đúng giờ, đi theo người dẫn đoàn, không tự tách đoàn, giữ yên sau giờ quy định, không xuống nước khi chưa được phép, rượu bia có chừng mực. Một vài quy định rõ ràng giúp người dẫn đoàn làm việc dễ hơn, và cũng giúp người tổ chức không phải nhắc từng người.
Ngân sách: tính đủ trước khi trình duyệt
Ngân sách một chuyến tour công ty không chỉ là giá tour nhân với số người. Người tổ chức nên lập một bảng gồm các nhóm: chi phí tour theo hợp đồng; phần chênh cho người thân nếu công ty hỗ trợ; đồ uống và món thêm cho tiệc tối; quà, giải thưởng, băng rôn hay đồng phục nếu có; chi phí người dẫn chương trình; bảo hiểm nếu chưa nằm trong gói; và một khoản dự phòng.
Khoản dự phòng thường bị cắt đầu tiên khi trình duyệt, nhưng lại là khoản cứu nguy khi có việc ngoài dự kiến: một người ốm phải đi khám, xe cần đổi chỗ đón, mưa phải thuê thêm chỗ có mái che. Trình bày rõ dự phòng dùng cho việc gì và sẽ quyết toán ra sao giúp ban giám đốc dễ đồng ý hơn.
Khi trình duyệt, kèm chương trình chi tiết, danh mục bao gồm, điều khoản đổi huỷ của đơn vị tour, và lịch thanh toán (đặt cọc, thanh toán đợt cuối). Một bản trình gọn trên một hai trang, có số liệu rõ, giúp quyết định nhanh và tránh phải sửa đi sửa lại nhiều vòng trong khi phòng ở Tà Đùng đang dần kín.
Lịch việc của người tổ chức theo tuần
Bảng dưới gợi ý lịch việc cho một chuyến đi được quyết định trước khoảng một tháng rưỡi. Đoàn nhỏ có thể rút ngắn, đoàn lớn hoặc đi dịp lễ nên làm sớm hơn.
| Thời điểm | Việc chính | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Khoảng sáu tuần trước | Chốt ngày, khung chương trình, ngân sách | Thông báo nội bộ |
| Khoảng năm tuần trước | Khảo sát người đi, nhu cầu riêng | Số người dự kiến |
| Khoảng bốn tuần trước | Xin phương án, so sánh, chọn đơn vị | Hợp đồng ký, đặt cọc theo thoả thuận |
| Khoảng hai tuần trước | Chốt danh sách, giấy tờ, nhu cầu ăn uống | Danh sách chính thức gửi đơn vị |
| Tuần cuối | Chia phòng, xe; họp nhanh; nhắc đồ mang | Tin nhắn tổng hợp cho cả đoàn |
| Ngày đi | Điểm danh, kiểm hành lý, liên lạc đơn vị | Xe chạy đúng giờ, đủ người |
Lịch này chỉ là khung. Điều quan trọng là mỗi mốc có kết quả rõ, và người tổ chức không dồn mọi việc vào ba ngày cuối. Giữ một bảng tính chung giữa người tổ chức và đơn vị tour giúp hai bên theo dõi cùng một số liệu.
Những chỗ hay bị bỏ sót
Kinh nghiệm từ nhiều đoàn cho thấy vài chỗ hay bị quên. Một là người đi muộn: người cần tới điểm tập trung từ xa, người tan ca muộn hôm thứ Sáu. Nên biết trước và có phương án như điểm đón dọc đường nếu đơn vị đồng ý. Hai là thuốc của người có bệnh mạn tính: nhắc mang đủ, vì vùng hồ ít nhà thuốc.
Ba là ngân sách phát sinh: đồ uống tiệc tối, quà tặng, giải thưởng hoạt động gắn kết, tiền bồi dưỡng nếu công ty muốn. Nên có một khoản dự phòng và một người được giao giữ.
Bốn là truyền thông nội bộ sau chuyến đi: ảnh chung, một bài ngắn cảm ơn. Đây không phải việc bắt buộc, nhưng giúp chuyến đi có ý nghĩa với cả những người không đi được. Khi đăng ảnh, nhớ hỏi ý những người không muốn xuất hiện công khai. Cuối cùng, ghi lại những điều cần rút kinh nghiệm ngay khi về, để lần sau người tổ chức không bắt đầu lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt tour Tà Đùng cho công ty trước bao lâu?
Với đoàn vài chục người, nên chốt ngày và đặt trước vài tuần; dịp lễ, cuối tuần mùa khô thì càng sớm càng tốt vì phòng, thuyền, bếp ăn có giới hạn. Đặt sát ngày dễ phải chia đoàn ra nhiều nơi ở.
Đi tour Tà Đùng 2 ngày 1 đêm thì nhân viên nghỉ bao nhiêu ngày?
Với chương trình đi xe đêm tối thứ Sáu, về tới TP.HCM khuya Chủ nhật hoặc sáng sớm thứ Hai, nhân viên thường không phải nghỉ hoặc chỉ nghỉ nửa ngày. Giờ về cụ thể tuỳ lịch xe của đơn vị tour.
Có nên cho người thân nhân viên đi cùng không?
Tuỳ chính sách công ty. Nhiều công ty cho đi kèm, người thân tự trả hoặc được hỗ trợ một phần. Điều quan trọng là nói rõ từ lúc khảo sát để nhân viên quyết định, và để đơn vị tour tính đúng số phòng, suất ăn.
Danh sách đoàn cần những thông tin gì?
Họ tên đúng giấy tờ, ngày sinh, số căn cước, số điện thoại, người liên hệ khẩn cấp, nhu cầu ăn uống, ghi chú sức khoẻ; trẻ em ghi ngày sinh và người giám hộ. Chỉ gửi danh sách đầy đủ cho đơn vị tour, không đăng công khai.
Đi tour Tà Đùng mùa mưa cho công ty có ổn không?
Vẫn đi được, nhưng cần hỏi đơn vị tour phương án mưa: dời thuyền theo nắng, thay chặng đường đất trơn, chỗ tổ chức tiệc có mái che. Nhắc nhân viên mang áo mưa, giày bám đường. Chọn đơn vị đã từng dẫn đoàn mùa mưa.