Hoạt động gắn kết hợp với Tà Đùng nhất là những hoạt động dựa vào chính cảnh quan của vùng hồ: chia đội trên các chuyến thuyền, thử thách nhỏ trong buổi thăm vườn, cùng nhau lên Topview chụp một tấm ảnh tập thể có chủ đề, và buổi tối kể chuyện quanh bếp than sau tiệc BBQ. Những hoạt động cần sân bãi phẳng rộng, loa đài lớn, nhiều dụng cụ thường khó làm ở đây vì địa hình đồi dốc, khu lưu trú phân tán và cần giữ yên cho cư dân quanh hồ.
Điểm mạnh của Tà Đùng là cảnh quan và nhịp chậm; một chương trình gắn kết tốt nên tận dụng điều đó thay vì mang nguyên mô hình hoạt động sân khấu từ bãi biển lên. Bài này gợi ý cách chọn hoạt động theo quy mô đoàn, theo thể trạng nhân viên và theo mục tiêu của công ty, kèm những điều cần bàn với đơn vị tour để hoạt động diễn ra an toàn. Cụm từ "team building" vẫn được dùng quen, ở đây gọi chung là hoạt động gắn kết.
Bắt đầu từ mục tiêu, không bắt đầu từ danh sách hoạt động
Trước khi chọn hoạt động, người tổ chức nên trả lời một câu: công ty muốn gì sau chuyến đi? Có công ty muốn các phòng ban mới sáp nhập biết mặt nhau; có công ty muốn thưởng cho một năm làm việc vất vả, chủ yếu là nghỉ ngơi; có công ty muốn truyền một thông điệp, ví dụ về chiến lược năm tới. Ba mục tiêu này dẫn tới ba thiết kế khác hẳn.
Nếu mục tiêu là làm quen, nên chia đội trộn phòng ban ngay từ trên xe, xếp phòng, xếp bàn ăn theo đội. Nếu mục tiêu là nghỉ ngơi, hoạt động nên nhẹ, tự nguyện, không bắt buộc ai cũng tham gia. Nếu mục tiêu là truyền thông điệp, dành một khung giờ ngắn, gọn, ở chỗ yên tĩnh, đừng kéo dài phát biểu trong lúc mọi người đang đói hay đang lạnh.
Một chuyến 2 ngày 1 đêm có thời gian hạn chế: đêm đầu ngủ trên xe, ngày đầu nhận phòng và nghỉ, tối BBQ, ngày hai thuyền, Topview, thác, vườn rồi về. Nhồi quá nhiều hoạt động vào lịch này sẽ khiến mọi người mệt và mất đúng thứ làm nên giá trị của vùng hồ: sự thư thả.
Năm hoạt động dựa vào hồ, đồi và vườn
Chia đội trên thuyền. Mỗi thuyền một đội, mỗi đội nhận một nhiệm vụ nhẹ: chụp được một khung hình theo chủ đề (ví dụ "ba đảo trong một khung", "cả đội và mặt nước"), đặt tên cho một hòn đảo nhỏ mình đi qua và kể lý do. Không cần thi tốc độ, thuyền vẫn đi theo lịch của người lái.
Thử thách ở vườn. Trong buổi thăm vườn, mỗi đội nhờ nhà vườn hướng dẫn rồi cùng nhau làm một việc nhỏ: thu hoạch đúng cách một số trái, nhận biết cây cà phê, tiêu, mắc ca, bơ. Đội nào học được nhiều nhất từ nhà vườn thì kể lại trong bữa trưa. Luôn đi theo hướng dẫn của chủ vườn.
Ảnh tập thể có chủ đề ở Topview. Thay vì mọi người chụp lẻ, cả đoàn dành mười phút dựng một tấm ảnh chung có ý tưởng. Việc cùng sắp xếp, bàn bạc vị trí là một hoạt động gắn kết thật sự.
Kể chuyện quanh bếp than. Sau tiệc BBQ, khi trời lạnh, một vòng kể chuyện ngắn: kỷ niệm đáng nhớ nhất trong năm, một người đồng nghiệp muốn cảm ơn. Không bắt buộc ai cũng nói.
Đi bộ sớm ngắm mây. Ai dậy được thì cùng đi bộ nhẹ một đoạn đường đồi gần chỗ ở lúc rạng sáng, có người dẫn. Không phải ai cũng dậy, nhưng người đi thường có một trải nghiệm chung rất riêng.
Chọn hoạt động theo quy mô đoàn
Cùng một hoạt động nhưng đoàn mười lăm người và đoàn sáu mươi người cần tổ chức khác hẳn. Bảng dưới gợi ý điều chỉnh theo quy mô.
| Quy mô đoàn | Hoạt động phù hợp | Lưu ý tổ chức |
|---|---|---|
| Dưới 20 người | Kể chuyện cả nhóm, ảnh chủ đề, thử thách ở vườn | Một người điều phối là đủ; cả đoàn ngồi chung một vòng |
| 20 đến 40 người | Chia đội theo thuyền, theo bàn ăn; ảnh tập thể | Mỗi đội một đội trưởng; báo đơn vị chia thuyền theo đội |
| Trên 40 người | Hoạt động theo đội nhỏ, xoay vòng; phần chung ngắn gọn | Cần người dẫn chương trình có kinh nghiệm; âm thanh vừa phải |
| Có nhiều trẻ em, người lớn tuổi | Hoạt động nhẹ, tại chỗ, tự nguyện | Không chia đội theo thể lực; có góc nghỉ riêng |
Với đoàn lớn, nên chia thành các đội nhỏ chừng tám đến mười hai người, mỗi đội có một đội trưởng. Đội nhỏ giúp mọi người thật sự nói chuyện với nhau, còn phần hoạt động chung của cả đoàn chỉ nên ngắn và nhẹ, tránh cảnh một người cầm micro còn năm mươi người đứng nghe.
Những hoạt động không hợp với Tà Đùng
Có vài kiểu hoạt động quen ở các khu nghỉ dưỡng biển hay sân lớn nhưng không hợp với vùng hồ. Thứ nhất là các hoạt động vận động mạnh trên địa hình dốc: chạy tiếp sức trên đường đất, kéo co trên sườn đồi. Địa hình không bằng phẳng, đất đỏ trơn khi ẩm, nguy cơ trật chân, té ngã cao, mà cơ sở y tế lại xa.
Thứ hai là các hoạt động dưới nước tự phát: bơi thi, nhảy từ thuyền, lặn. Hồ Tà Đùng là hồ chứa nước sâu, có chỗ nước lạnh, dòng chảy và đáy không nhìn thấy. Mọi hoạt động trên mặt nước chỉ nên diễn ra trong phạm vi chương trình thuyền, kayak có người hướng dẫn, mặc áo phao, không có rượu bia.
Thứ ba là hoạt động cần âm thanh lớn kéo dài tới khuya. Khu lưu trú quanh hồ nằm gần nhà dân, nhiều nơi có quy định giữ yên. Nhạc lớn, hò hét qua micro sau giờ quy định vừa làm phiền cư dân, vừa có thể khiến khu lưu trú phải dừng phục vụ. Cuối cùng là đốt lửa trại lớn tự phát, nhất là mùa khô gần rừng; lửa trại chỉ nên làm ở chỗ khu lưu trú cho phép, có người phụ trách.
Lồng hoạt động vào lịch 2 ngày 1 đêm
Thay vì thêm khung giờ riêng, cách hiệu quả là lồng hoạt động vào các chặng sẵn có của tour. Bảng dưới gợi ý một cách lồng; giờ thật theo chương trình của đơn vị tour.
| Chặng trong tour | Hoạt động lồng vào | Thời lượng gợi ý |
|---|---|---|
| Trên xe đêm đi | Công bố đội, phát thẻ tên đội, giới thiệu nhiệm vụ | Vài phút trước khi tắt đèn ngủ |
| Ngày một, sau nhận phòng | Đội gặp nhau, đặt tên đội, chọn đội trưởng | Khoảng nửa giờ, có thể kết hợp nghỉ trưa |
| Tiệc tối | Ngồi theo đội; kể chuyện quanh bếp than | Lồng trong bữa ăn |
| Sáng ngày hai, thuyền | Nhiệm vụ ảnh chủ đề theo thuyền | Trong thời gian đi thuyền |
| Topview, vườn | Ảnh tập thể; thử thách ở vườn với nhà vườn | Mười đến hai mươi phút mỗi chặng |
| Cơm trưa | Các đội kể lại, trao quà tượng trưng | Gọn trong bữa ăn |
Lồng như vậy, hoạt động gắn kết không làm dài thêm ngày nào, không cắt mất giờ nghỉ, và mỗi chặng tham quan có thêm một lý do để các thành viên trong đội nói chuyện với nhau. Người dẫn hoạt động chỉ cần chuẩn bị kỹ phần mở đầu trên xe và phần kết trong bữa trưa; các phần giữa diễn ra gần như tự nhiên.
Ai dẫn hoạt động: nội bộ hay thuê người
Đoàn nhỏ có thể tự dẫn: một nhân viên năng động, có uy tín, chuẩn bị trước kịch bản ngắn. Ưu điểm là gần gũi, hiểu văn hoá công ty, không phát sinh chi phí. Nhược điểm là người đó cũng muốn được nghỉ, và đôi khi khó giữ trật tự với đồng nghiệp cấp cao hơn.
Đoàn lớn nên cân nhắc người dẫn chương trình chuyên nghiệp, có thể qua đơn vị tour hoặc thuê riêng. Khi thuê, cần nói rõ đặc thù vùng hồ: không gian phân tán, âm thanh có giới hạn, thời tiết thay đổi, nhiều người mệt sau đêm xe. Một người dẫn chương trình quen sân khấu biển có thể cần điều chỉnh nhiều.
Dù nội bộ hay thuê ngoài, kịch bản nên được gửi trước cho đơn vị tour để phối hợp giờ giấc, chỗ tổ chức, phương án mưa. Hoạt động gắn kết chiếm chỗ của lịch tham quan thì phải được sắp sao cho chặng thuyền, Topview vẫn đi kịp giờ đẹp, không để hoạt động lấn sang giờ ăn hay giờ xe về.
An toàn và sự tự nguyện
Hoạt động gắn kết chỉ thật sự gắn kết khi mọi người tham gia vì thích. Ép người lớn tuổi, người đang mệt, người không thích đám đông tham gia hoạt động thể lực hay nói trước đám đông thường gây phản tác dụng. Nên luôn có lựa chọn "tham gia nhẹ": làm người chụp ảnh, người ghi điểm, người cổ vũ.
Về an toàn, mọi hoạt động ngoài trời cần một người theo dõi chung, biết ai có bệnh lý cần lưu ý, biết túi sơ cứu ở đâu. Có nước uống đủ, có chỗ râm, kết thúc trước khi trời tối hẳn trên đường đồi. Không kết hợp hoạt động thử thách với rượu bia.
Phần thưởng, nếu có, nên mang tính vui vẻ và tượng trưng, như một món đặc sản của vùng, thay vì giá trị lớn khiến không khí trở nên căng. Quan trọng nhất, hoạt động nên để lại cho mọi người một kỷ niệm chung với nhau và với vùng đất, không phải một bảng xếp hạng ai thắng ai thua.
Sau chuyến đi: giữ lại tinh thần của hai ngày
Một chuyến gắn kết chỉ có giá trị lâu khi tinh thần của nó theo mọi người về văn phòng. Vài việc nhỏ giúp điều đó: gửi bộ ảnh chung trong vài ngày sau chuyến đi, chọn tấm ảnh tập thể ở Topview làm hình nền nhóm, nhắc lại vài câu chuyện đáng nhớ trong buổi họp đầu tuần.
Nếu các đội được trộn từ nhiều phòng ban, có thể giữ các đội đó cho một việc nhỏ sau chuyến đi, như cùng góp ý một quy trình chung hay cùng tổ chức một buổi chia sẻ ngắn. Mối quen biết hình thành trên thuyền hay quanh bếp than sẽ bền hơn khi có thêm một lý do để làm việc với nhau.
Cuối cùng, hỏi ý kiến người tham gia bằng một khảo sát ngắn: hoạt động nào thích, hoạt động nào nên bỏ, lần sau muốn đi đâu, đi thế nào. Kết quả này là tài liệu quý cho người tổ chức năm sau, và cũng cho nhân viên thấy ý kiến của họ được lắng nghe.
Câu hỏi thường gặp
Tà Đùng có hợp tổ chức team building cho công ty không?
Hợp với các hoạt động gắn kết nhẹ, dựa vào cảnh quan như chia đội trên thuyền, thử thách ở vườn, ảnh tập thể ở Topview, kể chuyện quanh bếp than. Không hợp với hoạt động vận động mạnh trên sân rộng hay âm thanh lớn kéo dài vì địa hình đồi dốc và cần giữ yên.
Đoàn 50 người có tổ chức hoạt động gắn kết ở Tà Đùng được không?
Được, nhưng nên chia thành các đội nhỏ chừng tám đến mười hai người, mỗi đội có đội trưởng, hoạt động xoay vòng. Phần chung của cả đoàn nên ngắn. Cần người dẫn chương trình có kinh nghiệm và phối hợp trước với đơn vị tour.
Có nên tổ chức hoạt động dưới nước ở hồ Tà Đùng không?
Chỉ trong phạm vi chương trình thuyền hoặc kayak có người hướng dẫn, mặc áo phao, không có rượu bia. Không tổ chức bơi thi, nhảy từ thuyền, lặn tự phát vì hồ sâu, nước lạnh và đáy không nhìn thấy.
Hoạt động gắn kết nên chiếm bao nhiêu thời gian trong tour 2 ngày 1 đêm?
Không nên nhiều. Lịch 2 ngày 1 đêm vốn đã kín với xe đêm, nhận phòng, tiệc tối, thuyền, Topview, thác, vườn. Lồng hoạt động vào các chặng sẵn có và một khung ngắn buổi tối là đủ, tránh làm mọi người mệt.
Có cần thuê người dẫn chương trình riêng không?
Đoàn nhỏ có thể tự dẫn bằng một nhân viên chuẩn bị kịch bản ngắn. Đoàn lớn nên có người dẫn có kinh nghiệm, qua đơn vị tour hoặc thuê riêng, và cần được dặn trước đặc thù vùng hồ về không gian, âm thanh và thời tiết.