Họp lớp ở Tà Đùng theo tour hợp nhất khi lớp đặt tour đoàn riêng: đơn vị tour lo xe, chỗ ở, bữa ăn, thuyền, Topview; ban liên lạc chỉ còn lo phần của lớp, gồm gom người, thu tiền minh bạch, chia phòng theo nhóm thân và chuẩn bị một buổi tối kỷ niệm. Với chương trình 2 ngày 1 đêm đi xe đêm từ TP.HCM, bạn bè ở các tỉnh lân cận có thể nhập đoàn ở điểm tập trung, bạn ở xa hơn tự tới Tà Đùng gặp đoàn nếu đơn vị đồng ý.
Họp lớp khác đoàn công ty ở chỗ không có ai là cấp trên, không ai bắt buộc phải đi, và mỗi người mang một hoàn cảnh riêng sau nhiều năm. Thành công của một chuyến họp lớp không đo bằng chương trình dày mà bằng việc mọi người được ngồi với nhau đủ lâu. Bài này đi qua từng việc của ban liên lạc, từ lúc nhắn tin đầu tiên tới lúc chia tay ở điểm trả khách.
Vì sao chọn Tà Đùng và chọn đi theo tour
Tà Đùng có những điều kiện hợp với họp lớp: đủ xa để cảm giác thật sự "đi chơi cùng nhau", đủ gần để đi gọn trong một cuối tuần từ TP.HCM; cảnh hồ nhiều đảo, đêm se lạnh, không khí yên tạo ra nhiều khoảng thời gian ngồi nói chuyện. Không có quá nhiều điểm để chạy, nên lớp không bị cuốn vào lịch tham quan.
Đi theo tour giải phóng ban liên lạc khỏi phần hậu cần nặng nhất: đặt xe, tìm chỗ ở đủ cho cả lớp, đặt bếp, thuê thuyền. Những việc đó tự làm cho ba bốn chục người rất mệt, và người tổ chức thường là người không được tận hưởng chuyến đi. Tour đoàn riêng cũng cho phép chỉnh chương trình theo ý lớp: dời giờ, thêm buổi tối kỷ niệm, bỏ bớt chặng.
Tour ghép thì không hợp với họp lớp đông, vì lớp sẽ bị lẫn với khách khác ở bữa ăn, trên xe, và khó có không gian riêng cho buổi tối. Với nhóm nhỏ năm bảy người, tour ghép vẫn được, nhưng nên hỏi trước đơn vị có xếp được cho nhóm ngồi chung, ở gần nhau không.
Gom người: bắt đầu sớm và nói rõ từ đầu
Họp lớp luôn bắt đầu bằng câu hỏi "bao nhiêu người đi". Ban liên lạc nên gửi thông báo sớm, kèm ngày dự kiến, chương trình sơ bộ, mức đóng góp ước tính và hạn đăng ký. Thông tin càng cụ thể, người ta càng dễ quyết định; "đi Tà Đùng tháng sau, chi phí khoảng như vậy, đăng ký trước ngày này" tốt hơn nhiều so với "lớp mình đi chơi đâu đó nhé".
Hỏi luôn ai đi kèm vợ chồng, con cái. Đây là quyết định ảnh hưởng lớn tới không khí: có lớp muốn chỉ bạn bè cũ, có lớp muốn cả gia đình. Không có đúng sai, nhưng cần thống nhất trước để người đi kèm không cảm thấy lạc lõng và để đơn vị tour tính đúng phòng, suất ăn.
Với bạn ở xa, ở nước ngoài về, hỏi sớm lịch của họ; với bạn có hoàn cảnh khó khăn, ban liên lạc có thể khéo léo cân nhắc quỹ lớp hỗ trợ. Một chuyến họp lớp đáng nhớ là chuyến mà người muốn đi đều đi được.
Lập một nhóm chat riêng cho những người đã đăng ký, tách khỏi nhóm lớp chung, để thông tin chuyến đi không bị trôi giữa những lời chúc mừng, ảnh cũ. Ghim tin nhắn có lịch trình, danh sách phòng, giờ tập trung; ai hỏi lại thì chỉ vào tin ghim, đỡ cho ban liên lạc phải trả lời cùng một câu nhiều lần.
Thu tiền và giữ quỹ minh bạch
Một người giữ quỹ, một người kiểm. Chọn một người nhận tiền, một người khác cùng theo dõi sổ. Hai người giúp tránh nhầm lẫn và tránh hiểu lầm.
Mức đóng rõ ràng. Tách phần tour (theo hợp đồng), phần chi chung của lớp (quà, hoa, đồ uống tiệc tối, in ảnh), và phần dự phòng. Người đi kèm, trẻ em đóng thế nào cũng ghi rõ.
Chuyển khoản có nội dung. Đề nghị mọi người chuyển khoản kèm nội dung "họ tên, số người"; người giữ quỹ cập nhật danh sách đã đóng vào nhóm chat định kỳ.
Điều khoản rút lui. Nói rõ nếu ai rút sau khi lớp đã đặt cọc thì phần nào có thể hoàn, phần nào không, dựa trên điều khoản của đơn vị tour. Nói trước tránh khó xử sau.
Quyết toán sau chuyến đi. Gửi bảng thu chi đầy đủ trong vài ngày sau khi về; thừa thì hoàn lại hoặc để vào quỹ lớp theo ý số đông, thiếu thì đề nghị góp thêm.
Chia phòng theo nhóm thân, không theo danh sách
Chia phòng là việc dễ gây buồn lòng nhất trong họp lớp. Danh sách theo vần chữ cái hay theo thứ tự đăng ký có thể xếp những người không thân vào một phòng, trong khi những nhóm bạn thân nhất lại bị tách ra. Cách tốt hơn là hỏi mỗi người muốn ở cùng ai, rồi ghép theo nhóm.
Với lớp có cả nam lẫn nữ, có người đi kèm gia đình, nên tách ba nhóm: vợ chồng hoặc gia đình ở phòng riêng, bạn nam ở chung, bạn nữ ở chung. Villa nguyên căn nhiều phòng ở Tà Đùng hợp cho một nhóm bạn thân ở chung một căn, có sân nhìn hồ để ngồi khuya. Khu garden hợp với người muốn tiết kiệm hơn.
Người lớn tuổi hơn hoặc có vấn đề sức khoẻ nên được ưu tiên phòng tầng trệt, gần lối đi, ít dốc. Gửi danh sách chia phòng cho cả lớp trước ngày đi để ai muốn đổi thì đổi sớm, thay vì đổi qua đổi lại khi đã tới nơi và mọi người đang mệt.
Buổi tối kỷ niệm: phần đáng chuẩn bị nhất
Buổi tối ở Tà Đùng, với tiệc BBQ và không khí se lạnh, là khung thời gian quý nhất của chuyến họp lớp. Ban liên lạc nên chuẩn bị một vài điểm nhấn nhỏ: một bộ ảnh cũ thời đi học chiếu trên màn hình nhỏ hoặc in ra dán trên bảng, một phút tưởng nhớ thầy cô hay bạn đã mất nếu có, vài lời của thầy cô đi cùng hoặc gửi lời qua điện thoại.
Không cần chương trình dày, càng không cần sân khấu. Một người dẫn dắt nhẹ nhàng, để mọi người lần lượt kể nhanh mình đang làm gì, đang ở đâu, rồi để câu chuyện tự nhiên diễn ra. Nhạc nên là những bài của thời đi học, hát mộc cùng cây đàn ghi ta, âm lượng vừa phải vì quanh hồ có nhà dân.
Hỏi khu lưu trú về giờ giữ yên, và để nhóm ai muốn ngồi khuya chuyển vào hiên của villa, nói chuyện nhỏ. Buổi tối kỷ niệm không nên biến thành cuộc uống quá đà; sáng hôm sau còn thuyền, còn Topview, và còn chụp ảnh lớp.
Chương trình hai ngày theo nhịp của lớp
Chương trình chuẩn của tour 2 ngày 1 đêm gồm xe đêm, nhận phòng, tiệc BBQ, thuyền, Topview, thác, vườn và cơm trưa trước khi về. Với họp lớp, nên bàn với đơn vị tour để nới nhịp: ngày đầu sau khi nhận phòng để trống buổi chiều cho mọi người ngồi với nhau, không xếp chặng tham quan; buổi tối dành trọn cho tiệc và phần kỷ niệm.
Ngày thứ hai giữ chặng thuyền vì đây là phần cả lớp cùng trải nghiệm, ngồi chung thuyền là dịp trò chuyện tự nhiên. Topview nên giữ để chụp ảnh lớp. Chặng xe máy cày tới thác và buổi thăm vườn có thể để tự chọn: ai thích vận động thì đi, ai muốn ngồi cà phê thêm với bạn thì ở lại.
Lớp nào có thầy cô đi cùng thì ưu tiên nhịp của thầy cô: chỗ ở ít dốc, chặng nhẹ, giờ nghỉ đủ. Báo đơn vị tour những điều chỉnh này khi chốt chương trình, để họ sắp xe, thuyền và bếp phù hợp. Một chương trình thoáng cho họp lớp thường được nhớ lâu hơn một chương trình đi đủ mọi điểm.
Ảnh lớp và những khoảnh khắc chung
Họp lớp nào cũng cần một tấm ảnh chung, và Tà Đùng có nhiều phông nền đẹp: Topview nhìn xuống hồ nhiều đảo, mặt hồ lúc sáng sớm, vườn cây trên đồi. Báo trước đơn vị tour để sắp thời gian chụp ảnh lớp ở Topview vào lúc ánh sáng tốt, và nhờ người dẫn đoàn hoặc một người trong lớp lo khâu xếp chỗ.
Nếu lớp có điều kiện, có thể thuê một người chụp ảnh đi cùng; nếu không, chỉ định hai ba người có máy tốt, có con mắt chụp, luân phiên chụp những khoảnh khắc tự nhiên. Ảnh cười đùa trên thuyền, ảnh nhóm bạn ngồi quanh bếp than thường quý hơn ảnh xếp hàng.
Sau chuyến đi, gom ảnh về một thư mục chung trong vài ngày. Nhắc mọi người tôn trọng ý muốn của bạn không thích ảnh mình đăng công khai, và hỏi ý trước khi đăng ảnh có con cái của người khác. Thư mục chung nên đặt quyền xem trong nhóm lớp.
Nếu lớp muốn có một kỷ vật, có thể in vài tấm ảnh đẹp nhất thành bộ ảnh nhỏ gửi từng người, hoặc gửi tặng thầy cô. Món quà đơn giản ấy giữ lại chuyến đi Tà Đùng lâu hơn mọi bài đăng trên mạng.
Những tình huống tế nhị ban liên lạc nên lường trước
Họp lớp sau nhiều năm luôn có những điều tế nhị. Có người thành đạt, có người đang khó khăn; có người vừa trải qua chuyện buồn; có những mâu thuẫn cũ chưa nguôi. Ban liên lạc không cần giải quyết mọi chuyện, nhưng nên tránh những thứ làm khoảng cách lớn thêm: không so sánh, không biến buổi tối thành nơi kể thành tích, không ép ai uống, không ép ai phát biểu.
Về chi phí, nếu có bạn muốn tài trợ thêm cho lớp, nên đón nhận một cách nhẹ nhàng, dùng cho phần chung như quà cho thầy cô, đồ uống tiệc tối, không làm thành màn công bố lớn. Về giờ giấc, tôn trọng người về phòng sớm.
Cuối cùng, ban liên lạc nên tự cho mình được nghỉ. Giao việc cho vài người, nhờ đơn vị tour lo phần hậu cần, và để bản thân cũng được ngồi với bạn bè. Một ban liên lạc kiệt sức thì khó giữ được không khí cho cả lớp. Chia việc cụ thể cho từng người, như người lo ảnh, người lo quà thầy cô, người lo nhóm chat, vừa giảm tải vừa giúp nhiều bạn cảm thấy mình là một phần của chuyến đi. Cuối chuyến, một lời cảm ơn công khai dành cho những người đã góp sức là đủ ấm lòng, và là lời mời cho lần họp lớp sau.
Câu hỏi thường gặp
Họp lớp ở Tà Đùng nên đặt tour ghép hay tour riêng?
Lớp đông nên đặt tour đoàn riêng để có không gian riêng cho bữa tối, xe riêng hoặc khu ghế riêng, và chỉnh được chương trình. Nhóm nhỏ năm bảy người có thể đi tour ghép, nhưng nên hỏi trước đơn vị có xếp nhóm ngồi chung, ở gần nhau không.
Bạn ở tỉnh khác có nhập đoàn họp lớp được không?
Thường được nếu đơn vị tour đồng ý: đón dọc đường, hoặc bạn tự tới Tà Đùng gặp đoàn. Cần thống nhất trước điểm và giờ gặp, phần chi phí xe được trừ hay không, và người liên lạc khi tới nơi.
Có nên cho vợ chồng, con cái đi họp lớp cùng không?
Tuỳ lớp thống nhất. Có lớp chỉ muốn bạn cũ để nói chuyện thoải mái, có lớp muốn cả gia đình. Quan trọng là quyết định từ đầu, nói rõ mức đóng cho người đi kèm, và chia phòng hợp lý để người đi kèm không bị lạc lõng.
Thu tiền họp lớp thế nào cho minh bạch?
Một người giữ quỹ, một người kiểm; mức đóng tách rõ phần tour, phần chi chung, phần dự phòng; chuyển khoản kèm nội dung họ tên; cập nhật danh sách đã đóng định kỳ và quyết toán đầy đủ sau chuyến đi.
Buổi tối họp lớp ở Tà Đùng nên có gì?
Tiệc BBQ, một bộ ảnh cũ, vài lời của thầy cô, mỗi người kể nhanh mình đang thế nào, rồi hát mộc những bài thời đi học. Âm lượng vừa phải, tôn trọng giờ giữ yên của khu lưu trú, không ép ai uống hay phát biểu.