Với đoàn 30–50 người ở Tà Đùng, tiệc tối thành công khi có một khu đủ rộng cho cả đoàn ngồi chung, bếp than chia theo bàn để đồ ăn ra đều, âm thanh vừa đủ nghe trong khu tiệc chứ không vang ra cả mặt hồ, phần phát biểu gọn trong khoảng mười lăm phút đầu, và lửa trại (nếu có) đặt ở chỗ khu lưu trú cho phép, có người trông. Giờ kết thúc nên được thống nhất từ trước theo quy định của nơi ở.
Đoàn vài chục người khác hẳn nhóm bạn mười người ở chỗ mọi thứ phải được sắp trước: ai ngồi đâu, ai lo bếp bàn nào, ai cầm micro, ai trông lửa, khi mưa thì dời vào đâu. Bài này dành cho người tổ chức và trưởng đoàn, đi qua từng phần của buổi tối theo thứ tự thời gian. Thực đơn và phần ăn uống chi tiết nằm ở chuyên mục ăn uống; ở đây tập trung vào khâu tổ chức.
Chọn chỗ: một khu chung hay chia nhiều khu
Điều đầu tiên cần hỏi đơn vị tour là đoàn có ở chung một khu lưu trú không. Với đoàn 30–50 người, nhiều khi phải chia ra hai ba villa hoặc khu garden cạnh nhau, vì mỗi căn chỉ nhận được một số người nhất định. Khi đó, cần một khu đủ rộng để cả đoàn ngồi chung cho bữa tiệc, thường là bãi cỏ, sân chung hoặc nhà sinh hoạt của khu lưu trú.
Một khu tiệc tốt cho đoàn đông có mặt bằng tương đối phẳng, đủ chỗ cho bàn dài và lối đi giữa các bàn, có điện cho đèn và loa, có chỗ đặt bếp than thông thoáng ở rìa, có nhà vệ sinh gần, và có mái che hoặc phương án dời vào trong khi mưa. Nên xin ảnh thực tế hoặc nhờ người dẫn đoàn mô tả kỹ trước khi chốt.
Nếu buộc phải chia nhiều khu, có thể làm phần ăn ở từng khu nhỏ rồi tập trung cả đoàn ở một chỗ cho phần phát biểu, lửa trại, văn nghệ. Cách này giảm áp lực bếp nhưng cần tính đường đi giữa các khu trong bóng tối: lối đi đồi dốc phải có đèn, và người lớn tuổi nên ở khu gần chỗ tập trung.
Nên đi xem khu tiệc lúc còn sáng, ngay sau khi nhận phòng. Người tổ chức nhìn tận mắt mặt bằng, chỗ đặt bếp, chỗ cắm điện, lối thoát khi mưa, rồi bàn trực tiếp với người phụ trách khu lưu trú. Mười phút đi xem lúc chiều giúp tránh được rất nhiều lúng túng khi trời đã tối và cả đoàn đang đứng chờ.
Sắp bàn, sắp bếp và phân người phụ trách
Với đoàn đông, cách sắp phổ biến là bàn dài hoặc bàn tròn mỗi bàn tám đến mười người, mỗi bàn một bếp than đặt ở đầu bàn phía ngoài, không đặt giữa lối đi. Bếp chung một chỗ cho năm mươi người sẽ khiến đồ ăn ra chậm, người đứng xếp hàng, và bàn xa bếp chỉ có đồ nguội.
Mỗi bàn nên có một người được giao trông bếp, không nhất thiết người đó phải nướng suốt buổi nhưng chịu trách nhiệm lửa, nhắc thịt chín, báo khi hết than. Nhân viên khu lưu trú thường lo phần chuẩn bị và tiếp đồ; người trông bếp của đoàn giúp việc diễn ra trơn tru hơn, nhất là khi nhân viên phục vụ không đủ cho từng bàn.
Chỗ ngồi nên có chủ đích. Nếu mục tiêu là gắn kết, trộn các phòng ban vào cùng một bàn. Lãnh đạo nên ngồi rải ở các bàn thay vì gom một bàn riêng. Người lớn tuổi, gia đình có trẻ nhỏ ngồi gần lối ra, gần nhà vệ sinh, xa bếp. Một sơ đồ bàn đơn giản dán ở lối vào hoặc gửi trong nhóm chat giúp mọi người ổn định chỗ nhanh.
Chốt suất ăn và đồ uống cho đoàn đông
Bữa tiệc cho năm mươi người cần chốt số suất với bếp từ trước, thường từ hôm trước hoặc buổi sáng cùng ngày, vì nguyên liệu phải mua theo số lượng. Người tổ chức nên cập nhật số người thật đi, số trẻ em, số suất chay, số người dị ứng, rồi gửi một lần cho người dẫn đoàn. Sai số vài người vẫn xoay được; sai số chục người thì bếp vùng hồ khó kịp.
Đồ uống là phần nên quyết định ở cấp đoàn: công ty chi đồ uống chung tới mức nào, ai muốn uống thêm thì tự trả hay vẫn tính chung. Mua theo thùng, ghi số lượng đã mở, đối chiếu với khu lưu trú cuối buổi giúp quyết toán gọn. Nên có đủ nước lọc, trà nóng, nước ngọt cho người không uống bia rượu.
Với đoàn đông, phục vụ thường không đủ người để tiếp từng bàn. Mỗi bàn một người phụ trách nhận đồ, chia đồ, báo khi thiếu là cách để bàn nào cũng đủ. Đồ ăn dư cuối buổi nên được xử lý theo hướng dẫn của khu lưu trú, không để qua đêm ngoài trời thu hút côn trùng, chó mèo.
Âm thanh: đủ nghe trong khu tiệc, không vang khắp hồ
Tiệc đoàn đông thường cần loa và micro cho phần phát biểu, văn nghệ. Nhưng vùng hồ có đặc điểm âm thanh truyền rất xa trên mặt nước vào ban đêm, nhà dân và các khu lưu trú khác ở quanh đó đều nghe. Nhiều khu lưu trú có quy định giữ yên sau một mốc giờ; vi phạm có thể khiến buổi tiệc phải dừng giữa chừng.
Nên hỏi trước khu lưu trú có cho dùng loa không, công suất bao nhiêu là phù hợp, giờ nào phải giảm âm lượng. Đặt loa quay về phía khu tiệc, không quay ra hồ; một loa vừa đặt gần bàn chính thường đủ cho đoàn năm mươi người ngồi gần nhau.
Phần văn nghệ nên ưu tiên hát mộc, đàn ghi ta, hát theo nhóm; vừa hợp không khí đồi núi, vừa ít làm phiền. Nếu đoàn muốn có phần nhạc sôi động, hãy xếp vào khung giờ sớm và kết thúc trước giờ quy định. Sau đó, chuyển sang phần trò chuyện quanh lửa, âm thanh tự nhiên giảm dần.
Trình tự một buổi tối gợi ý
Trình tự dưới đây giúp buổi tối có nhịp, không để phần phát biểu chiếm lúc mọi người đang đói, không để phần ồn ào kéo quá giờ.
- Tập trung, ổn định chỗ theo sơ đồ bàn khi trời vừa tối; đèn sân đã bật, bếp than đã đỏ.
- Phát biểu ngắn của lãnh đạo hoặc đại diện, gọn trong vài phút; nâng ly mở tiệc.
- Ăn uống tự do, các bàn tự nướng; người dẫn chương trình để không khí tự nhiên, không nói liên tục.
- Phần trao quà, vinh danh hoặc hoạt động chung ngắn khi mọi người đã ăn được một lúc.
- Văn nghệ, hát mộc; giảm dần âm lượng khi gần tới giờ quy định.
- Lửa trại nhỏ hoặc vòng trò chuyện quanh bếp than cho ai muốn ngồi thêm; người khác về nghỉ.
- Kết thúc, dập than và lửa, gom rác; trưởng đoàn nhắc lịch sáng hôm sau.
Phần phát biểu đặt đầu tiên nhưng phải thật ngắn; phát biểu dài khi đồ ăn đã bày trên bàn và trời đang lạnh là cách nhanh nhất làm nguội buổi tối. Nếu công ty cần truyền thông điệp dài hơn, nên có một buổi gặp riêng ban ngày, ở chỗ có mái che, ngồi thoải mái.
Trao quà, vinh danh: làm gọn mà vẫn trang trọng
Nhiều công ty dùng tiệc tối để vinh danh nhân viên xuất sắc, trao quà thâm niên, chúc mừng sinh nhật trong tháng. Phần này có ý nghĩa, nhưng dễ kéo dài nếu không chuẩn bị. Nên chốt danh sách người được vinh danh, quà, thứ tự gọi tên từ trước; quà xếp sẵn theo thứ tự trên một bàn nhỏ gần người dẫn chương trình; người trao quà biết trước mình trao cho ai.
Giữ phần này gọn trong khoảng mười lăm đến hai mươi phút, xếp sau khi mọi người đã ăn được một lúc. Lời giới thiệu mỗi người một hai câu, chụp ảnh nhanh, rồi chuyển sang người tiếp theo. Ánh sáng khu tiệc ngoài trời thường yếu; nên có một ngọn đèn chiếu vào chỗ trao quà để ảnh đủ sáng.
Quà nên gọn nhẹ, dễ mang trên xe về. Một món nông sản của vùng hồ, đóng gói đẹp, vừa là quà vừa là kỷ niệm chuyến đi; quà cồng kềnh hay dễ vỡ sẽ thành gánh nặng cho người nhận trên chặng xe đêm.
Lửa trại an toàn cho đoàn đông
Lửa trại là phần nhiều đoàn mong đợi, nhưng ở vùng đồi gần rừng, đặc biệt mùa khô, đây cũng là phần cần thận trọng nhất. Chỉ đốt lửa ở chỗ khu lưu trú cho phép, thường là vị trí cố định có rãnh, có đá bao quanh, xa cây khô, xa mái lá, xa chỗ để xe. Không tự ý đốt lửa ở bãi cỏ, ven rừng hay trên đảo.
Lửa nên nhỏ, đủ ấm và đủ sáng cho một vòng người ngồi quanh; lửa càng to càng khó kiểm soát khi có gió từ hồ thổi lên. Có người phụ trách lửa suốt buổi, có sẵn xô nước hoặc cát, không đổ xăng, cồn để mồi lửa. Trẻ em ngồi phía sau người lớn, không chạy quanh lửa.
Kết thúc, lửa phải được dập tắt hẳn: tưới nước, đảo tro, tưới tiếp tới khi không còn hơi nóng. Đây là trách nhiệm của người phụ trách lửa và của khu lưu trú, nhưng trưởng đoàn nên kiểm lại lần cuối trước khi đi ngủ. Một đốm than còn đỏ qua đêm trên đồi khô có thể thành đám cháy rừng.
Mưa, lạnh và những người về sớm
Ở Tà Đùng, mùa mưa có thể có mưa buổi chiều tối, và dù không mưa thì đêm vẫn lạnh. Người tổ chức nên có sẵn phương án: khu có mái che để dời bàn vào, bếp than đặt ở hiên thoáng, giờ tiệc dời sớm nếu thấy trời chuyển. Hỏi đơn vị tour phương án cụ thể từ trước để không phải quyết định vội lúc mưa đã xuống.
Nhắc cả đoàn mang áo ấm ra khu tiệc. Người lớn tuổi, trẻ nhỏ nên ngồi ở chỗ khuất gió. Có thể chuẩn bị thêm nước gừng nóng, trà nóng; những thứ đơn giản này được nhớ lâu hơn bia lạnh trong một đêm cao nguyên.
Luôn có người về sớm: gia đình có trẻ nhỏ, người mệt sau đêm xe, người phải dậy sớm. Cứ để họ về tự nhiên, không giữ lại. Đảm bảo lối về phòng có đèn, có người đưa nếu đường tối, và người về sớm biết lịch sáng hôm sau. Một buổi tiệc tốt là buổi mà ai về lúc nào cũng thấy dễ chịu, và sáng hôm sau cả đoàn vẫn đủ sức lên thuyền đúng giờ.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn 50 người tổ chức tiệc BBQ ở Tà Đùng cần mấy bếp?
Nên chia mỗi bàn tám đến mười người một bếp than, tức khoảng năm sáu bếp cho đoàn năm mươi người. Bếp chung một chỗ khiến đồ ăn ra chậm và bàn xa chỉ có đồ nguội. Hỏi đơn vị tour số bếp họ chuẩn bị được.
Có được dùng loa, micro khi tổ chức tiệc ở Tà Đùng không?
Thường được, nhưng phải hỏi trước khu lưu trú về công suất và giờ giảm âm lượng. Âm thanh truyền rất xa trên mặt hồ ban đêm. Đặt loa quay vào khu tiệc, ưu tiên hát mộc và kết thúc phần ồn trước giờ quy định.
Đốt lửa trại ở Tà Đùng có được không?
Chỉ ở vị trí khu lưu trú cho phép, có rãnh, có đá bao quanh, xa cây khô. Lửa nhỏ, có người trông suốt buổi, có nước hoặc cát sẵn. Kết thúc phải dập tắt hẳn, nhất là mùa khô gần rừng. Không tự ý đốt ở ven rừng hay trên đảo.
Phần phát biểu trong tiệc tối nên dài bao lâu?
Càng gọn càng tốt, vài phút đầu buổi khi mọi người vừa ổn định chỗ. Phát biểu dài lúc đồ ăn đã bày và trời đang lạnh dễ làm mất không khí. Nội dung dài nên chuyển sang một buổi gặp riêng ban ngày.
Nếu trời mưa vào buổi tiệc tối thì sao?
Hỏi đơn vị tour phương án từ trước: dời bàn vào khu có mái che, đặt bếp than ở hiên thoáng, dời giờ tiệc sớm hơn nếu trời chuyển. Không nướng than trong phòng kín. Nhắc mọi người mang áo ấm và áo mưa mỏng.