Chia phòng, phân xe cho đoàn đông đi Tà Đùng ít bị phàn nàn nhất khi theo bốn nguyên tắc: hỏi nguyện vọng trước khi xếp, ưu tiên người có nhu cầu đặc biệt (người lớn tuổi, có trẻ nhỏ, say xe, sức khoẻ cần lưu ý), giữ các nhóm thân ở gần nhau, và công bố sớm kèm hạn đổi. Với tour xe giường nằm, phân giường cũng quan trọng không kém phân phòng, vì đó là chỗ đoàn ngủ đêm đầu tiên.
Đặc thù của Tà Đùng là chỗ ở thường gồm nhiều villa hoặc khu garden rải trên sườn đồi, mỗi căn số phòng khác nhau, có căn có view hồ rõ, có căn khuất hơn, có phòng tầng trệt, có phòng gác. Đoàn vài chục người thường phải chia ra nhiều căn. Bài này giúp người tổ chức xếp sao cho hợp lý, minh bạch, và có cách xử lý khi danh sách thay đổi vào phút chót.
Bắt đầu từ thông tin chỗ ở thật
Trước khi xếp, cần biết chính xác mình có gì: đơn vị tour giữ bao nhiêu căn, mỗi căn bao nhiêu phòng, mỗi phòng mấy giường, loại giường gì, phòng nào có nhà vệ sinh riêng, phòng nào tầng trệt, phòng nào phải leo cầu thang, căn nào gần khu tiệc chung, căn nào xa. Xin đơn vị một bảng mô tả hoặc sơ đồ, kèm ảnh nếu có.
Khác biệt giữa các phòng ở vùng hồ có thể khá lớn: phòng có ban công nhìn hồ và phòng nhìn vào đồi; phòng tầng trệt và phòng gác áp mái; căn ở ngay chỗ xe dừng và căn phải đi bộ lên dốc. Biết rõ khác biệt giúp xếp người phù hợp và giải thích được khi có người hỏi "sao phòng mình khác phòng kia".
Cũng hỏi luôn chính sách giường phụ, nệm phụ cho trẻ em, có tính thêm không, căn nào kê thêm được. Đây là chi tiết hay bị quên, đến nơi mới phát hiện thiếu chỗ cho một bé, phải xoay xở lúc mọi người đang mệt sau chuyến xe đêm.
Năm bước chia phòng cho đoàn đông
Quy trình dưới đây áp dụng cho đoàn công ty, họp lớp hay hội nhóm. Có thể rút gọn cho đoàn nhỏ, nhưng thứ tự nên giữ.
- Thu nguyện vọng: hỏi mỗi người muốn ở cùng ai (một hai tên), có nhu cầu gì (tầng trệt, gần nhà vệ sinh, yên tĩnh, có trẻ nhỏ).
- Xếp người cần ưu tiên trước: người lớn tuổi, người có trẻ nhỏ, người có vấn đề sức khoẻ, phụ nữ mang thai vào các phòng thuận tiện nhất.
- Ghép theo nhóm thân: các nhóm đã tự chọn nhau vào cùng phòng hoặc cùng căn; gia đình, vợ chồng phòng riêng.
- Lấp chỗ còn lại: người chưa có nhóm xếp cùng giới, cùng lứa tuổi hoặc cùng phòng ban; tránh để một người lạ lẻ loi trong căn toàn nhóm thân của nhau.
- Công bố và mở hạn đổi: gửi danh sách cho cả đoàn, cho phép tự đổi cho nhau trong một hạn nhất định, sau hạn thì chốt gửi đơn vị tour.
Bước bốn là bước tế nhị nhất. Người không có nhóm thường là người mới, người hướng nội hoặc người đi một mình; xếp họ khéo léo, có thể nhờ một người dễ gần trong đoàn ở cùng, giúp họ thấy được chào đón thay vì bị "nhét vào chỗ trống".
Phòng đẹp, phòng thường: công bằng mà không phải bốc thăm
Đoàn đông đi Tà Đùng gần như luôn có chênh lệch giữa các phòng. Cách làm hay gây phàn nàn là xếp lãnh đạo, ban tổ chức vào phòng đẹp nhất mà không giải thích. Ngược lại, bốc thăm hoàn toàn cũng không hợp lý, vì có thể đẩy ông bà lên gác, đẩy gia đình có trẻ nhỏ ra căn xa nhất.
Một cách cân bằng là ưu tiên theo nhu cầu trước (người lớn tuổi, trẻ nhỏ, sức khoẻ), phần còn lại mới xét tới các yếu tố khác. Phòng có view hồ đẹp có thể dành cho những người có dịp đặc biệt (cặp đôi kỷ niệm, người được vinh danh) và nói rõ lý do. Mọi người thường chấp nhận khi lý do minh bạch.
Với đoàn công ty, nếu lãnh đạo cần phòng riêng vì công việc, đó là chuyện bình thường; chỉ cần không biến thành đặc quyền khó hiểu. Nhiều lãnh đạo chủ động chọn ở chung với nhân viên trong một căn, và đó thường là điều được nhắc lại lâu sau chuyến đi.
Xếp theo giới, theo tuổi và theo thói quen ngủ
Ngoài nhóm thân, còn vài yếu tố khiến người ở chung phòng thấy thoải mái hay khó chịu. Giới tính là nguyên tắc cơ bản: trừ vợ chồng và gia đình, nam nữ ở phòng riêng. Lứa tuổi cũng nên gần nhau: người trẻ hay thức khuya, người lớn tuổi ngủ sớm dậy sớm; xếp chung dễ làm cả hai mất ngủ.
Thói quen ngủ là yếu tố hay bị bỏ qua. Người ngáy to, người ngủ chập chờn, người cần tắt hẳn đèn, người cần bật quạt; trong khảo sát nguyện vọng có thể thêm một câu nhẹ nhàng như "anh chị có cần phòng yên tĩnh không". Những người ngủ nông nên xếp phòng xa khu tiệc chung, xa lối đi.
Người hút thuốc nên được nhắc về quy định của khu lưu trú: phần lớn không cho hút trong phòng, và villa trên đồi gần rừng càng cần cẩn thận với tàn thuốc. Xếp những người hút thuốc cùng nhau, gần chỗ được phép hút ngoài trời, giúp cả đoàn dễ chịu hơn. Những chi tiết này nghe nhỏ, nhưng quyết định một đêm ngủ ngon hay không.
Phân giường trên xe giường nằm
Với chương trình đi xe giường nằm, giường trên xe chính là "phòng" của đêm đầu tiên. Xe giường nằm thường có hai tầng, giường gần cửa, giường giữa, giường cuối xe, mỗi vị trí có ưu nhược riêng. Đơn vị tour thường gửi sơ đồ giường để đoàn xếp trước.
Ưu tiên giường tầng dưới cho người lớn tuổi, người hay say xe, phụ nữ mang thai, người có trẻ nhỏ; giường gần cửa cho người say xe để dễ xuống khi dừng nghỉ. Người trẻ, khoẻ, ngủ dễ có thể nằm tầng trên và cuối xe. Các cặp vợ chồng, mẹ con nên nằm cạnh nhau.
Thông báo sơ đồ giường trước ngày đi và nhắc mọi người lên xe nằm đúng chỗ. Đổi giường tự phát trên xe gây rối khi điểm danh, và có khi người cần giường dưới lại phải leo lên trên. Với đoàn đông chia nhiều xe, mỗi xe một người phụ trách điểm danh.
Nếu đoàn đi chung xe với khách lẻ khác, chỉ một phần giường thuộc về đoàn; hỏi đơn vị tour đoàn được giữ dãy giường nào, có gom được về một khu trên xe không, để trưởng đoàn dễ quản lý và các thành viên không phải nằm xen giữa người lạ.
Phân xe khi đoàn đi nhiều xe
Đoàn trên vài chục người thường phải đi hai xe trở lên, hoặc đi chung xe giường nằm với khách khác. Phân xe nên theo nhóm: các nhóm ở cùng căn đi cùng xe, để khi tới nơi xuống xe là về chỗ ở luôn, không phải tìm nhau. Gia đình không tách xe.
Mỗi xe có một người phụ trách: giữ danh sách xe, điểm danh mỗi lần dừng, nắm số điện thoại tài xế hoặc phụ xe. Các xe nên giữ liên lạc với nhau và với người dẫn đoàn, thống nhất điểm dừng nghỉ chung nếu đi cùng giờ.
Trong nội khu Tà Đùng, đoàn có thể phải đổi sang xe trung chuyển, xe máy cày đi thác, thuyền. Ở mỗi lần đổi phương tiện, nguyên tắc nhóm vẫn giữ: nhóm nào đi cùng nhau thì lên cùng một chuyến. Cách này giúp điểm danh nhanh và không ai bị bỏ lại.
Với xe hợp đồng riêng cho đoàn, hỏi trước loại xe và nơi xe dừng gần chỗ ở nhất. Một số đoạn đường đồi, đường đất vào các khu lưu trú quanh hồ có thể hẹp hoặc dốc với xe lớn; khi đó đoàn phải xuống ở điểm dừng rồi đi trung chuyển hoặc đi bộ một đoạn, và cần tính thêm thời gian cho người lớn tuổi.
Khi có người đổi ý, huỷ hoặc thêm vào sát ngày
Danh sách đoàn hầu như luôn thay đổi ở tuần cuối: có người ốm, có việc gấp, có người muốn mang thêm người thân. Mỗi thay đổi có thể kéo theo thay đổi phòng, giường, suất ăn. Người tổ chức nên đặt hạn chót thay đổi rõ ràng, khớp với hạn của đơn vị tour, và thông báo hệ quả nếu đổi sau hạn.
Khi có người huỷ, ưu tiên dồn phòng sao cho không ai bị lẻ loi, và hỏi đơn vị tour về chi phí suất huỷ theo hợp đồng. Khi có người thêm vào, hỏi đơn vị còn chỗ không trước khi hứa. Đừng tự ý nhét thêm người vào phòng đã đủ, vì khu lưu trú có quy định số người mỗi phòng và cần khai báo lưu trú đúng.
Mọi thay đổi nên được cập nhật vào một bản danh sách duy nhất, gửi lại cho đơn vị tour và cho cả đoàn, ghi rõ ngày cập nhật. Nhiều bản danh sách khác nhau trôi nổi là nguồn của nhầm lẫn khi nhận phòng, nhất là khi đoàn ở rải nhiều căn.
Nhận phòng tại chỗ: làm nhanh sau đêm xe
Đoàn tới Tà Đùng vào buổi sáng sau đêm xe, ai cũng mệt và muốn vào phòng ngay. Tuy nhiên, giờ nhận phòng của khu lưu trú có thể muộn hơn giờ đoàn tới; hỏi trước đơn vị tour có nhận phòng sớm được không, nếu không thì đoàn gửi hành lý, nghỉ ở đâu, ăn sáng ở đâu trong lúc chờ.
Khi nhận phòng, trưởng đoàn hoặc người phụ trách mỗi căn nhận chìa khoá, kiểm nhanh phòng (đủ giường, nước nóng, chăn), rồi phát cho thành viên theo danh sách đã công bố. Có vấn đề gì như thiếu chăn, hỏng nước nóng thì báo ngay để khu lưu trú xử lý trước tối.
Ghi lại tình trạng phòng nếu thấy hư hỏng có sẵn, chụp ảnh gửi khu lưu trú, để khi trả phòng không bị hiểu nhầm. Nhắc mọi người giữ chìa khoá, không mang chìa ra hồ hay lên thuyền, vì mất chìa ở vùng xa là chuyện phiền phức cho cả đoàn.
Khi trả phòng sáng ngày hai, làm ngược lại: người phụ trách mỗi căn đi một vòng kiểm đồ bỏ quên (sạc điện thoại, kính, thuốc, đồ trẻ em hay sót nhất), gom chìa khoá trả một lần, báo khu lưu trú nếu có hư hỏng phát sinh. Hành lý dồn về một chỗ hoặc lên xe trước khi đoàn đi các chặng cuối.
Câu hỏi thường gặp
Chia phòng cho đoàn công ty đi Tà Đùng theo nguyên tắc nào?
Hỏi nguyện vọng trước, ưu tiên người lớn tuổi, có trẻ nhỏ, có vấn đề sức khoẻ; ghép theo nhóm thân; người chưa có nhóm xếp cùng giới, cùng lứa tuổi; công bố sớm và cho đổi trong một hạn. Giải thích rõ khi có chênh lệch giữa các phòng.
Ai nên nằm giường tầng dưới trên xe giường nằm?
Người lớn tuổi, người hay say xe, phụ nữ mang thai và người có trẻ nhỏ. Người say xe nên nằm gần cửa để dễ xuống khi xe dừng. Người trẻ, khoẻ, ngủ dễ có thể nằm tầng trên và cuối xe.
Đoàn đi nhiều xe thì phân xe thế nào?
Theo nhóm: các nhóm ở cùng căn đi cùng xe, gia đình không tách xe. Mỗi xe có một người phụ trách danh sách và điểm danh. Khi đổi sang xe trung chuyển, thuyền, xe máy cày trong nội khu, vẫn giữ nguyên nhóm.
Có người huỷ sát ngày thì phòng xử lý ra sao?
Dồn phòng sao cho không ai bị lẻ, hỏi đơn vị tour về chi phí suất huỷ theo hợp đồng, cập nhật vào một bản danh sách duy nhất và gửi lại cho đơn vị và cả đoàn. Không tự ý thay người khi chưa báo đơn vị.
Tới Tà Đùng sáng sớm mà chưa nhận phòng được thì sao?
Hỏi trước đơn vị tour có nhận phòng sớm không; nếu không, đoàn gửi hành lý, nghỉ ở khu sinh hoạt chung, ăn sáng trong lúc chờ. Khi nhận phòng, kiểm nhanh giường, nước nóng, chăn và báo ngay nếu thiếu.