Nhận khách của đơn vị tour ở Tà Đùng: chủ thuyền, nhà vườn, bếp ăn hợp tác thế nào

Chủ thuyền, nhà vườn, bếp ăn quanh hồ Tà Đùng muốn nhận khách của các đơn vị tour đều đặn nên có một thoả thuận rõ ràng (tốt nhất bằng văn bản) về giá cho đoàn, cách báo lịch và quân số, tiêu chuẩn phục vụ, trách nhiệm an toàn, cách thanh toán và cách xử lý khi huỷ hay khi có sự cố. Quan hệ dựa trên quen biết có thể bắt đầu nhanh, nhưng chỉ bền khi hai bên hiểu giống nhau về những điều đó.

Bài này viết cho người làm dịch vụ tại chỗ quanh hồ, và cho khách tour muốn hiểu vì sao có những chuyến chạy trơn tru, có những chuyến đứng chờ. Bài nói nguyên lý hợp tác, không hướng dẫn thủ tục pháp lý chi tiết; những việc như đăng ký kinh doanh, thuế, điều kiện phương tiện thủy cần kiểm theo quy định hiện hành và hỏi cơ quan chức năng ở xã, ở tỉnh.

Vì sao đơn vị tour cần đối tác tại chỗ

Một đơn vị tour ở TP.HCM có thể bán tour Tà Đùng, nhưng không thể tự lái thuyền, tự trồng vườn hay tự nấu mâm cơm trưa ở hồ. Họ cần những người ở tại chỗ làm các khâu đó, ổn định, đúng giờ, đúng chất lượng. Với họ, một chủ thuyền đáng tin hay một nhà vườn đón khách chu đáo có giá trị hơn một mức giá rẻ.

Phía người làm dịch vụ tại chỗ, khách đoàn của đơn vị tour mang lại nguồn khách đều hơn khách lẻ, nhất là vào ngày thường. Một chủ thuyền nhận vài đoàn mỗi tuần có thu nhập ổn định hơn chờ khách lẻ ở bến. Một nhà vườn có khách thăm vườn bán được trái tại chỗ, không phải qua thương lái.

Nhưng khách đoàn cũng đòi hỏi khác khách lẻ: đúng giờ hơn vì cả chương trình phụ thuộc vào nhau, số người lớn hơn, yêu cầu an toàn rõ hơn, và thanh toán thường qua đơn vị tour chứ không trả tiền mặt tại chỗ. Hiểu những khác biệt này là bước đầu để hợp tác lâu.

Khách tour cũng được lợi khi chuỗi hợp tác chặt: thuyền chờ sẵn ở bến, mâm cơm dọn đúng lúc, chủ vườn biết đoàn có trẻ nhỏ để chuẩn bị lối đi.

Những điều nên có trong thoả thuận

Bảng dưới là khung thoả thuận gợi ý giữa người làm dịch vụ tại chỗ và đơn vị tour. Có thể viết ngắn gọn một hai trang, quan trọng là hai bên cùng ký hoặc cùng xác nhận.

Thoả thuận không cần dài hay dùng chữ pháp lý phức tạp. Một bản ghi rõ ràng bằng ngôn ngữ đời thường, có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận, đã tốt hơn rất nhiều so với "nói miệng rồi tính".

Chủ thuyền: an toàn là điều kiện đầu tiên

Với chủ thuyền, điều đơn vị tour đáng tin hỏi đầu tiên không phải giá mà là an toàn: thuyền chở được bao nhiêu người, có đăng ký, đăng kiểm theo loại phương tiện không, người lái có chứng chỉ phù hợp không, áo phao có đủ cho người lớn và trẻ em không, áo phao còn tốt không.

Chủ thuyền nên chủ động chuẩn bị những thứ đó trước khi chào hàng với đơn vị tour. Theo quy định về giao thông đường thủy nội địa, phương tiện chở khách và người lái có những điều kiện riêng; hỏi cơ quan quản lý đường thủy hoặc chính quyền xã để biết mình cần gì. Thuyền đủ điều kiện là thứ để giữ khách đoàn lâu dài.

Trong thoả thuận, ghi rõ chủ thuyền có quyền từ chối xuất bến khi thời tiết xấu, và trong trường hợp đó chi phí xử lý thế nào. Ghi rõ số người tối đa mỗi chuyến, và không nhận quá dù đơn vị tour đề nghị.

Một chủ thuyền nhắc khách mặc áo phao, giải thích ngắn quy tắc trên thuyền trước khi rời bến, kể vài chuyện về hồ một cách đúng mực, thường được các đơn vị tour gọi lại nhiều lần.

Nhà vườn: đón khách mà vẫn giữ vườn

Buổi thăm vườn là phần làm tour Tà Đùng có chất vùng đất. Nhà vườn đón khách cần cân giữa việc cho khách trải nghiệm và việc giữ vườn: khách hái trái, chạm vào cây, đi lại trong vườn đều có thể làm gãy cành, giẫm rễ, hái nhầm trái non.

Thoả thuận với đơn vị tour nên ghi: buổi vườn kéo dài bao lâu, khách được hái loại trái nào, mỗi người được hái bao nhiêu hay hái theo cân, giá trái mua thêm, lối đi nào dành cho khách, khu nào không vào. Nhà vườn nên chuẩn bị sẵn lối đi, chỗ ngồi có bóng mát, nước rửa tay.

Mùa trái thay đổi; đơn vị tour cần biết tuần nào vườn có gì để nói đúng với khách. Nhà vườn nên báo trước khi trái hết mùa, để đơn vị tour điều chỉnh nội dung buổi vườn thay vì khách tới nơi chỉ thấy cây không.

Nhà vườn có dùng thuốc bảo vệ thực vật thì phải tính thời gian cách ly trước khi cho khách hái ăn tại chỗ, và cất dụng cụ, hoá chất xa lối đi của khách, nhất là khi đoàn có trẻ nhỏ.

Bếp ăn hợp tác: số lượng, giờ giấc, vệ sinh

Bếp nấu cho đoàn, dù là bếp của chỗ ở, nhà hàng nhỏ hay hộ gia đình nhận nấu, đều gặp ba yêu cầu: đúng số lượng, đúng giờ, và an toàn thực phẩm. Đơn vị tour nên chốt quân số và thực đơn trước một khoảng thời gian hợp lý; bếp nên xác nhận lại và báo ngay nếu thiếu nguyên liệu.

Những yêu cầu riêng như ăn chay, dị ứng, suất trẻ em cần được đơn vị tour gửi bằng chữ, bếp ghi lại và chuẩn bị riêng. Đây là chỗ hay sai sót nhất khi truyền miệng qua nhiều người.

Cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống có những điều kiện về an toàn thực phẩm theo quy định; bếp nhận nấu cho đoàn thường xuyên nên tìm hiểu và đáp ứng. Một vụ ngộ độc thực phẩm có thể làm mất cả quan hệ với đơn vị tour lẫn uy tín với cả vùng.

Với BBQ tối, bếp và chỗ ở cần thống nhất ai nướng, ai dọn, than củi đặt ở đâu, dập lửa thế nào khi xong. Mùa khô, phần dập lửa phải được làm kỹ.

Thanh toán và chứng từ

Quan hệ với đơn vị tour thường thanh toán theo đoàn hoặc gom theo tuần, theo tháng. Ghi rõ trong thoả thuận thời hạn thanh toán, hình thức chuyển khoản, và giấy tờ cần có. Đơn vị tour làm việc bài bản thường cần hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ để hạch toán; người làm dịch vụ tại chỗ nên tìm hiểu nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, thuế của mình để đáp ứng.

Để tránh nợ dây dưa, sau mỗi đoàn nên gửi một bảng kê ngắn: ngày, tên đoàn, số người, dịch vụ, số tiền. Hai bên đối chiếu khi còn nhớ rõ, dễ hơn nhiều so với đối chiếu cả tháng một lúc.

Nếu nhận tiền trực tiếp từ khách cho những khoản ngoài chương trình như đồ uống, trái cây mua thêm, nói rõ giá trước và đưa khách thông tin thanh toán rõ ràng. Không nên thu thêm của khách những khoản đã nằm trong thoả thuận với đơn vị tour; khách sẽ nghĩ đơn vị tour "ăn hai đầu" và quan hệ ba bên đều xấu đi.

Khi có sự cố với khách đoàn: ai làm gì

Sự cố trong một buổi dịch vụ có thể nhỏ như khách trượt chân ở bến, trái cây bị dập, mâm cơm thiếu món, hoặc lớn như khách bị thương, khách ngộ độc. Điều đầu tiên luôn là lo cho người: sơ cứu, gọi người dẫn đoàn, gọi cấp cứu nếu cần. Người làm dịch vụ tại chỗ thường là người gần nhất, biết đường tới trạm y tế, nên phản ứng của họ trong mười phút đầu rất quan trọng.

Sau đó là báo đơn vị tour, kể đúng sự việc, không giấu, không đổ lỗi. Đơn vị tour chịu trách nhiệm với khách theo hợp đồng, rồi làm việc lại với đối tác theo thoả thuận. Thoả thuận rõ từ trước, như ai chịu chi phí khi lỗi do phương tiện, ai chịu khi do khách tự ý làm trái hướng dẫn, giúp phần này đỡ căng thẳng.

Với những sự cố nhỏ, xử lý tại chỗ một cách tử tế thường đủ: đổi trái khác, nấu bù món, xin lỗi đúng lúc. Khách tour nhớ cách người ta xử lý sự cố lâu hơn nhớ chính sự cố.

Ghi lại sự việc, giờ giấc, người liên quan, ảnh chụp nếu có. Những ghi chép này cần khi làm việc với bảo hiểm, với đơn vị tour, và giúp rút kinh nghiệm để lần sau không lặp lại.

Giữ quan hệ lâu dài với các đơn vị tour

Đơn vị tour quay lại với đối tác tại chỗ vì ba điều: đáng tin, dễ làm việc, và khách khen. Đáng tin là nói được làm được, báo sớm khi không làm được. Dễ làm việc là trả lời nhanh, xác nhận rõ, không đổi giá bất ngờ. Khách khen là khi khách về kể về chủ thuyền vui tính, nhà vườn tận tình, mâm cơm ngon.

Cũng nên tránh phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị tour. Làm với vài đơn vị giúp lịch đều hơn và bớt rủi ro khi một bên giảm khách. Nhưng không nhận quá sức chỉ vì muốn giữ tất cả; nhận quá sức là con đường nhanh nhất làm hỏng chất lượng.

Người làm dịch vụ có thể tra trong danh bạ doanh nghiệp của trang để biết những doanh nghiệp lữ hành, vận tải, lưu trú đăng ký hoạt động trong vùng, như một bước tìm hiểu đối tác. Quan hệ hợp tác vẫn cần gặp gỡ, làm thử, rồi mới cam kết dài.

Câu hỏi thường gặp

Chủ thuyền muốn nhận khách của đơn vị tour cần chuẩn bị gì?

Trước hết là an toàn: phương tiện và người lái đủ điều kiện theo quy định đường thủy nội địa, áo phao đủ cho người lớn và trẻ em. Sau đó là giá cho đoàn, cách xác nhận lịch, số người tối đa mỗi chuyến và cách xử lý khi thời tiết xấu.

Nhà vườn đón khách tour nên thoả thuận những gì?

Thời lượng buổi vườn, loại trái khách được hái, cách tính trái hái hoặc mua thêm, lối đi và khu không được vào, giá cho đoàn, cách báo khi hết mùa trái. Nhà vườn nên chuẩn bị chỗ ngồi có bóng mát và nước rửa tay.

Có cần hợp đồng giấy khi hợp tác với đơn vị tour không?

Nên có văn bản, dù ngắn gọn, hoặc ít nhất là tin nhắn xác nhận các điểm chính: dịch vụ, giá, báo lịch, an toàn, thanh toán, huỷ đổi. Nói miệng dễ hiểu khác nhau, nhất là khi có sự cố hay chậm thanh toán.

Đơn vị tour chậm thanh toán thì làm sao?

Gửi bảng kê sau mỗi đoàn để đối chiếu sớm, nhắc nhở lịch sự theo thời hạn đã thoả thuận. Nếu kéo dài, tạm dừng nhận đoàn mới cho tới khi thanh toán. Thoả thuận bằng văn bản giúp việc đòi nợ có căn cứ hơn.

Bếp nấu cho đoàn cần lưu ý gì về an toàn thực phẩm?

Đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm theo quy định cho cơ sở ăn uống, nguyên liệu rõ nguồn, chế biến chín kỹ nhất là đồ nướng, chuẩn bị riêng cho người dị ứng, ăn chay. Ghi lại yêu cầu riêng của đoàn bằng chữ để tránh sai sót.

Có nên thu thêm tiền của khách tour tại chỗ không?

Chỉ thu những khoản ngoài chương trình như đồ uống, trái cây mua thêm, và báo giá trước. Không thu thêm những gì đã nằm trong thoả thuận với đơn vị tour; điều đó làm khách mất lòng tin và làm hỏng quan hệ với đơn vị tour.